Бизнес-ассистент (удаленная работа)

Вакансия: Бизнес-ассистент

Описание вакансии

Мы - команда проекта Счастье в деятельности - 19 лет помогаем собственникам, CEO и топ-командам выстраивать бизнес с глубиной и смыслом. Стратегические сессии, программы развития лидеров, корпоративные проекты изменений, крупные форумы. Клиенты средний и крупный бизнес из 25+ отраслей.

Сейчас компания переходит на новую операционную и юридическую модель. Процессы перестраиваются, коммуникаций и документов станет больше. Нам нужен человек, который не теряется в неопределённости а наоборот, видит в ней возможность навести порядок и помочь команде работать спокойнее.

Чем предстоит заниматься: 1. Административная и организационная поддержка

Небольшие, но важные задачи те, что держат команду в рабочем ритме без лишней суеты.

• Разбирать корпоративную почту направлять важное нужным людям.

• Помогать с календарями, встречами, Zoom-ссылками и записями. Часть календаря собственника компании будет на тебе во внутренних встречах и мероприятиях.

• Организовывать рабочую логистику: билеты, отели, корпоративное такси, курьеры, отправки.

• Помогать с подарками и поздравлениями.

• Технический онбординг новых сотрудников: добавить в чаты, выдать доступы провести по офису .

• Вести простые рабочие таблицы: отпуска, дни рождения, контакты, доступы.

2. Подрядчики и документы

Ты связующее звено, не бухгалтер и не юрист. Твоя задача: чтобы счета, акты и договоры не терялись и вовремя попадали к нужным людям.

• Передавать документы внутри команды юристу, бухгалтеру, руководителю.

• Запрашивать у подрядчиков недостающие акты, файлы, данные.

• Вести простой реестр подрядчиков и документов.

3. Систематизация и работа с данными

• Поддерживать и обновлять рабочие таблицы, реестры, дашборды.

• Готовить простые сводки и отчёты по шаблону.

• Делать первичный ресёрч: варианты сервисов, условия, сравнительные таблицы.

• Обрабатывать расшифровки встреч: вытаскивать ключевые решения, задачи, ответственных и доносить до команды. Со временем самостоятельно, первое время вместе с руководителем.

• Использовать ИИ там, где он ускоряет: формулы, скрипты, черновики документов, первичный анализ.

4. Поддержка найма

• Готовить черновики вакансий и описаний ролей.

• Размещать вакансии на площадках.

• Первично просматривать отклики сортировать, выделять подходящих по критериям.

• Организовывать собеседования, вести календарь.

Чего мы ждем от тебя:

1. Ты про ответственность и порядок

Мячик в твоих руках ты делаешь всё возможное, чтобы передать его дальше. Не ждёшь, не теряешь, не перекладываешь. Если информации не хватает добываешь. Если кто-то не отвечает добиваешься ответа. Взялась довела.

2. Ты превращаешь хаос в структуру

Расшифровка часовой встречи у тебя превращается в список решений, задач и ответственных. Ты быстро видишь логику там, где другие видят хаос.

3. Ты самостоятельная и чуткая к контексту

Тебе не нужна инструкция, чтобы сделать очевидное. Ты замечаешь, где процесс хромает, и мягко чинишь его.

4. Ты дружишь с ИИ и любишь технологии

ИИ для тебя рабочий инструмент, а не диковинка. Ты умеешь правильно поставить задачу нейросети: подсказать формулу, написать скрипт, собрать черновик, обработать расшифровку. Если пока базовый уровень важно желание учиться быстро.

5. Ты быстрая и при этом деликатная

Умеешь переключаться между задачами, не теряя качества. Чувствуешь разницу между срочным и важным особенно когда всё горит одновременно.

6. Ты устойчива к изменениям

Компания в трансформации процессы меняются, приоритеты сдвигаются, задачи уточняются. Для тебя это не стресс, а привычная среда. Ты не теряешься и держишь несколько процессов параллельно без потери деталей.

Будет плюсом:

• Уже работала ассистентом, координатором проектов или офис-менеджером

• Хорошо чувствуешь себя в Google Sheets: собираешь таблицы, делаешь выборки, находишь логику данных.

• Умеешь систематизировать документы так, что через полгода их найдёт даже новичок.

• Используешь ИИ-инструменты в работе и видишь в них способ ускорять рутину, а не пугаешься их.

Что мы предлагаем:

• Работу в центре ежедневной жизни компании рядом с CEO, в потоке реальных решений и процессов.

• Мягкий вход: первое время работаешь в паре с действующим ассистентом, который передаёт контекст и процессы.

• Рост задач по мере готовности от операционной поддержки к самостоятельному ведению участков процессов.

• Доступ к программам, мероприятиям и внутренней экспертизе компании. Среда, где растут и навыки, и мышление.

• Поддерживающую и доверительную атмосферу внутри компании, где ценен каждый.

• Доступ к передовым учебным материалам и практикам в области лидерства, формирования человекоцентричной корпоративной культуры, саморазвития и позитивной психологии Филиппа Гузенюка и Счастье в деятельности.

• Полная удалёнка, рабочие часы команды.

• Доход от 100 000 обсуждается по итогам интервью.

Если тебе откликается расскажи в сопроводительном письме про момент, когда ты заметила, что что-то идёт не так и никто кроме тебя этого не видел. Что ты сделала?