Ассистент директора (удаленная работа)

Вакансия: Ассистент директора

Описание вакансии

ООО НПО ВОСТИО-Урал производственное предприятие в сфере огнеупорных материалов и промышленной безопасности. Мы активно участвуем в тендерах, работаем с корпоративными заказчиками и нуждаемся в надежном, системном помощнике для двух первых лиц.

Обязанности:

• Тендерная поддержка коммерческого директора:
• Мониторинг тендерных площадок по заданным фильтрам и критериям.
• Ведение реестра тендерных процедур: сроки, статусы, ответственные, результат.
• Запуск процесса подготовки коммерческого предложения: загрузка файлов, постановка задач, контроль дедлайнов.
• Сбор пакета документов для участия в тендерах.
• Загрузка документации на тендерные площадки.
• Контроль сроков действия ЭЦП, подписок, аккредитаций и доступов.
• Взаимодействие с внутренними ответственными по вопросам тендерной документации.
• Коммерческий блок:
• Подготовка официальных и рабочих писем заказчикам.
• Подготовка шаблонных коммерческих предложений.
• Заполнение и актуализация данных в CRM.
• Постановка задач от имени коммерческого директора и контроль их исполнения.
• Сбор информации по клиентам, сделкам, статусам и поручениям.
• Административная поддержка директора:
• Планирование командировок и поездок: маршруты, билеты, гостиницы, бронирования.
• Организация и перенос встреч, согласование времени с участниками.
• Обработка почты, первичная сортировка входящих запросов
• Сбор сводок, статусов и информации по поручениям.
• Подготовка, печать, отправка и контроль документов.
  Фиксация решений на встречах, подготовка протоколов и списков задач.
  Контроль оплат подписок и регулярных сервисов.
• Выполнение разовых поручений: поиск подрядчиков, специалистов, товаров, подарков.
• Оформление заявок в снабжение по прямому поручению.
• Выполнение функций офис-менеджера.
• Участие в формировании бюджета на следующий месяц в зоне своей ответственности.

Требования:

- Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, координатором проектов, тендерным специалистом или помощником коммерческого
отдела.

• Высокая организованность: умение вести несколько параллельных задач, контролировать сроки и доводить поручения до результата.
  - Грамотная письменная речь, умение готовить деловые письма и документы.
  - Уверенное владение офисными инструментами: Word/Google Docs, Excel/Google Sheets, почта, календарь.
  - Опыт работы с CRM и таск-трекерами будет преимуществом, например Битрикс24, amoCRM, Trello, Asana.
  - Внимательность к деталям, особенно при работе с тендерной документацией, сроками и файлами.
  - Умение быстро искать информацию, сравнивать варианты, находить подрядчиков и поставщиков.
  - Коммуникабельность и корректность в переписке с заказчиками, подрядчиками и сотрудниками.
  - Дискретность и умение работать с конфиденциальной информацией.
  - Самостоятельность: способность уточнить задачу, предложить варианты и не ждать постоянного контроля.

• Будет преимуществом:
  - Опыт работы с тендерными площадками.
  - Понимание базового процесса участия в тендерах.
  - Опыт контроля ЭЦП, аккредитаций, подписок и регламентных сроков.
  - Опыт сопровождения руководителя или коммерческого директора.
  - Навык ведения протоколов встреч и контроля исполнения решений.

Условия:

• Работа в постоянно развивающейся компании, которая на рынке огнеупоров 25 лет;
• Работа в слаженной команде;
• Полный соц. пакет;
• Работа в гибридном виде (удаленно, иногда, по мере необходимости в офисе);
• График работы 5/2 с 8.00 до 17.00;
• Регулярные выплаты заработной платы без задержек.